Você certamente já ouviu a seguinte frase ao comprar um produto ou contratar um serviço: “seu pedido foi enviado para o sistema de ordem de serviço!”. Afinal, a OS — também conhecida como ordem de serviço — nada mais é do que a formalização do trabalho que será realizado.
Depois que esse sistema formaliza a necessidade ou o desejo do cliente, os setores responsáveis são comunicados e começam a trabalhar para concluir a venda. Você sabe como fazer uma ordem de serviço e quais são os benefícios de utilizar um sistema para gerenciar as suas OS?
Saiba mais no artigo de hoje! Boa leitura!
A FUNÇÃO DA ORDEM DE SERVIÇO
A ordem de serviço contém os dados importantes e necessários para planejar e realizar uma venda ou um serviço. Essa etapa inclui informações do cliente, como o local e a data de realização do contato.
Esta ferramenta é uma estratégia utilizada pelas empresas para assegurar a organização dos dados e sintetizar as etapas do trabalho. Ela funciona como uma espécie de autorização para que a empresa inicie o serviço solicitado pelo cliente.
Além disso, a ordem de serviço pode ser vista como um sistema de compartilhamento de informações, pois os dados necessários são compartilhados com os departamentos responsáveis, o que torna o serviço muito mais ágil e prático.
COMO FAZER UMA ORDEM DE SERVIÇO
Uma ordem de serviço pode variar de acordo com o ramo, com o segmento da empresa, ou com as tarefas que serão exercidas. Para que a empresa possa diferenciar os pedidos, o documento da ordem de serviço possui um número específico.
Para que uma ordem de serviço esteja completa, é necessário que ela contenha o número e a data de processamento. Também é essencial incluir o cargo e o nome do funcionário que emitiu o documento.
Em suma, não existe um padrão definido para a elaboração de uma ordem de serviço. Entretanto, alguns requisitos são essenciais para que a OS seja eficaz no que se propõe. São eles:
o número da Ordem de Serviço;
o nome e o cargo do funcionário emissor;
o local, a data e o horário do processamento do documento;
a descrição do serviço ou produto a ser realizado ou vendido;
o valor unitário do produto ou serviço;
o valor total do produto ou serviço;
a forma de pagamento da solicitação;
a indicação das tarefas dos produtos ou atividades utilizados na operação;
a quantidade de horas utilizadas (trabalhadas) na realização do serviço solicitado.
ORDEM DE SERVIÇO NO AMBIENTE DE PRODUÇÃO
Essa ordem é seguida com mais frequência no ambiente comercial e na execução de serviços ou vendas. Porém, a ordem de serviço também pode ser usada no ambiente de produção. No setor de produção, o sistema de ordem de serviço é geralmente utilizado para indicar o início do processo de fabricação.
Nesta ordem de serviço em específico, é imprescindível ter:
a quantidade que será fabricada do produto;
a quantidade da matéria-prima que será utilizada, o seu valor e a quantidade;
os tipos de atividades ou de trabalhos que serão necessários, o valor (por unidade ou por hora) e o montante;
a descrição de cada máquina que será utilizada durante o processo de roteamento, a sua quantidade e a taxa.
BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE ORDEM DE SERVIÇO
Até o momento vimos o que é uma ordem de serviço e como implantá-la na sua empresa. Agora vale mencionar os benefícios que a implantação de um sistema de ordem de serviço — que já é uma prática utilizada com bastante êxito por muitas empresas — pode trazer para o seu negócio.
1. MAIOR SEGURANÇA PARA DADOS E DOCUMENTOS
Como já vimos no início deste artigo, uma ordem de serviço também é considerada uma ferramenta para compartilhar dados. Quando lidamos com pessoas e papéis, sempre existe a possibilidade de extravio ou perda — além disso, pequenos descuidos podem danificar o documento, tornando-o impróprio para uso.
Com um sistema próprio, os dados e as informações dos documentos ficam mais seguros, pois ficam restritos ao sistema. Isso significa que você não corre o risco de sofrer com vazamentos de dados ou com a perda de informações importantes.
2. AGILIZA A GERAÇÃO DE DOCUMENTOS
Se o sistema é restrito para uma determinada função, consequentemente ele é mais ágil no quesito cumprimento de tarefas. O sistema conta, ainda, com modelos preconcebidos e de fácil preenchimento.
A validação de dados garante a veracidade das informações. Logo em seguida o documento é gerado de forma simples e rápida — ele pode ser impresso, enviado por e-mail ou armazenado em um local seguro e acessível a todos os responsáveis.
3. MELHOR CONTROLE DE ESTOQUE
Com um sistema único para as ordens de serviço, o controle de estoque se torna mais prático. A partir de uma conferência de números da quantidade de serviços e produtos que foram liberados, a conferência fica mais simples e diminui a possibilidade de erros.
Além disso, a auditoria a partir desse sistema é uma forma de segurança na contagem e na conferência de estoque.
4. MELHOR COMUNICAÇÃO ENTRE OS SETORES DA EMPRESA
Com um sistema integrado, vários setores da empresa conversaram entre si de forma mais homogênea. Com o acesso simplificado para todos, o setor de expedição poderá conferir as saídas de ordens de serviços realizadas pelo setor comercial, por exemplo.
Da mesma forma, o setor de logística pode verificar se a manutenção em uma empilhadeira já foi realizada, por exemplo, e se a mesma já poderá voltar para operação.
5. MAIOR CONTROLE FINANCEIRO SOBRE OS SERVIÇOS REALIZADOS
Se com um sistema de ordem de serviço o controle de estoque fica facilitado, o controle financeiro ganha ainda mais com essa ferramenta. Um controle financeiro excelente está diretamente ligado à taxa mínima de erro.
Quando necessário, basta que os gestores do setor financeiro acessem o sistema e baixem os documentos sobre todos os serviços realizados ou produtos vendidos. Assim, a implementação do sistema de ordem de serviço facilita não só a comunicação entre vários setores de uma empresa, como também auxilia os funcionários em suas rotinas.
Utilizando um sistema de ordem de serviço as empresas obtém pleno controle de suas finanças e de seu estoque, conta com maior organização e segurança para os dados, e também as informações dos seus clientes. Implante esse sistema em sua empresa e transforme os seus resultados para melhor.
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